Nederlandse Vereniging van Groothandelaren in de Tandheelkundige branche secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 – 65 39 290 | info@vgt.nl | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Verbond voor de Nederlandse Groothandel (onderdeel van VNO NCW) VGT PRIVACYVERKLARING conform de Algemene Verordening Persoonsgegevens Versie 1 juni 2022 Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens. De Nederlandse Vereniging van Groothandelaren in de Tandheelkundige branche (VGT) hecht veel belang aan gegevensbescherming en wil veiligstellen dat uw privacy beschermd is wanneer u, direct of via een lid van de VGT, persoonsgegevens aanlevert om gebruik te kunnen maken van de diensten van de VGT. Daarom hebben wij deze Privacyverklaring over onze gegevensverwerking opgesteld, waarin wij toelichten hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft op grond van de huidige privacywetgeving. Wij behouden ons het recht voor om de inhoud van deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen. Het is daarom raadzaam met enige regelmaat opnieuw kennis te nemen van onze (laatste) mededelingen over de gegevensverwerking welke u terug kunt lezen in deze Privacyverklaring. Reikwijdte Algemene Verordening Persoonsgegevens. De AVG betreft uitsluitend het verwerken van persoonsgegevens, dat zijn gegevens die betrekking hebben op geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. Alle andere gegevens die verwerkt worden zoals data, metingen, producten, aantallen, statistieken etc. zijn, zolang deze gegevens geen betrekking hebben op natuurlijke personen (geïdentificeerd of identificeerbaar), geen persoonsgegevens in het kader van de AVG. Verder is voor alle handelingen van de VGT (of leden van de VGT) van toepassing dat zij geen overeenkomsten, in welke vorm dan ook, sluiten met particulieren of burgers, en dus uit dien hoofde ook geen gegevens vastleggen van natuurlijke personen, maar uitsluitend van personen die handelen in de uitoefening van hun bedrijf of beroep, dus in het kader van hun onderneming. Overweging 14 van de AVG geeft aan dat de bepalingen van de AVG dan niet van toepassing zijn: “de bescherming die door deze verordening wordt geboden, heeft betrekking op natuurlijke personen, ongeacht hun nationaliteit of verblijfplaats, in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens. Deze verordening heeft geen betrekking op de verwerking van gegevens over rechtspersonen en met name als rechtspersonen gevestigde ondernemingen, zoals de naam en de rechtsvorm van de rechtspersoon en de contactgegevens van de rechtspersoon.” Toch zijn wij van mening dat, om hierover geen onduidelijkheid te laten bestaan, het goed zou zijn om in de situaties waarbij toch door de VGT contact- of persoonsgegevens worden vastgelegd deze situaties en omstandigheden te documenteren in deze Privacyverklaring. Artikel 1. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. Nederlandse Vereniging van Groothandelaren in de Tandheelkundige branche (VGT) Zuiddijk 384-b 1505 HE ZAANDAM T.: 075-6539290 E.: info@vgt.nl Artikel 2. Categorieën van gegevens en de herkomst hiervan. Tot de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt, behoren in het bijzonder uw stamgegevens zoals bijvoorbeeld uw voornaam/voorletters, toevoegingen, achternaam, klantnummer, contactgegevens, praktijknaam, (praktijk)adres, telefoonnummer, emailadres, de bij gebruik van de IT-systemen gegenereerde inloggegevens alsmede overige gegevens verband houdend met een eventuele overeenkomst(en) met de VGT, zoals bijvoorbeeld uw bankrelatie en/of bankrekeningnummer. Uw persoonsgegevens worden veelal rechtstreeks bij u opgevraagd c.q. worden door u rechtstreeks in de VGTportals ingebracht dan wel via een aanvraagformulier door u opgegeven in het kader van de registratie en/of de aanmelding voor een abonnement. De VGT verzamelt of verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Artikel 3. Doeleinden en wettelijke basis van de verwerking. Wij verwerken uw persoonsgegevens met inachtneming van de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze gegevensverwerking omvat drie afzonderlijke doeleinden: 1. het verzenden van veiligheidsinformatiebladen (hierna: VIB’s) aan een betrokkene die bij één of meerdere leden van de VGT één of meerdere producten met gevaarlijke stoffen (hierna : PGS) heeft besteld. Conform de EU-REACH Verordening en de Arbeidsomstandighedenwet is de leverancier (lees: het lid van de VGT) verplicht de betrokkene informatie te verstrekken over de risico’s die aan een PGS verbonden zijn. Deze wettelijke verplichting hebben de leden van de VGT uit handen gegeven aan de VGT. Voor het uitvoeren van deze wettelijke verplichting ontvangt de VGT van de leverancier informatie c.q. instructies ten aanzien aan welke betrokkene welk VIB verzonden moet worden. Als de betrokkene bij de VGT het gratis basic account of het abonnement PREMIUM (Register Gevaarlijke Stoffen, Risico-analyse en Werkplekinstrcutiekaarten WIK’s) heeft verkregen/afgesloten worden de gegevens van de PGS hierin verwerkt. Meer informatie over de VGT VIB-abonnementen kunt u HIER verkrijgen. 2. het verzorgen van een risico-analyse en scholing ten behoeve van de wetgeving omtrent stralingsbescherming. Indien de betrokkene hiervoor bij de VGT een abonnement heeft afgesloten wordt van diverse kanten informatie in de VGT Portal Stralingsbescherming ingevoerd. De betrokkene voert zelf de persoonsgegevens in van de personen die binnen de praktijk een functie hebben ten aanzien van het gebruik en de toepassing van röntgenstraling en kan deze gegevens ook weer zelf aanpassen of verwijderen. 3. conform artikel 6 van de Algemene Verkoop- en Leveringsvoorwaarden van de VGT is de leverancier verplicht om openstaande posten ouder dan twee maanden aan te melden bij de VGT. Ook is de leverancier gerechtigd om de VGT opdracht te geven tot het incasseren van onbetaalde facturen. De Algemene Verkoop- en Leveringsvoorwaarden alsmede de VGT Algemene Garantievoorwaarden kunt u HIER terugvinden. Artikel 4. Verplichting gegevens beschikbaar te stellen. Ten aanzien van de in artikel 3 genoemde doeleinden geldt het navolgende: • Ad artikel 3 lid 1 : teneinde uitvoering te kunnen geven aan de wettelijke plicht tot het verstrekken van informatie over PGS dient de leverancier alleen die persoonsgegevens beschikbaar te stellen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze verplichting. In het geval een betrokkene een abonnement Premium bij de VGT heeft afgesloten is er een overeenkomst tussen de betrokkene en de VGT tot stand gekomen. Om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst is de VGT genoodzaakt persoonsgegevens te bewerken. Zonder deze bewerking zijn wij niet in staat de overeenkomst met de betrokkene uit te voeren en aan onze verplichtingen hierin te voldoen. • Ad artikel 3 lid 2 : in het geval een betrokkene een KEW-abonnement met of zonder scholing bij de VGT heeft afgesloten is er een overeenkomst tussen de betrokkene en de VGT tot stand gekomen. Om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst is de VGT genoodzaakt persoonsgegevens te verzamelen. Zonder deze gegevens zijn wij niet in staat de overeenkomst met de betrokkene uit te voeren en aan onze verplichtingen hierin te voldoen. • Ad artikel 3 lid 3 : om uitvoering te kunnen geven aan de registratie van oudere openstaande posten en het instellen van een rechtsvordering tot betaling hiervan is de VGT genoodzaakt persoonsgegevens te verzamelen. Zonder deze gegevens zijn wij niet in staat deze opdrachten uit te voeren. Artikel 5. Mutatie van gegevens. De betrokkene is middels een inlogcode en een wachtwoord voor de beide VGT-portals zelf gemachtigd en in staat om de persoonsgegevens die in beide portals vermeld staan aan te passen en/of te verwijderen. Aanpassing en/of verwijdering van de persoonsgegevens voor de in artikel 3 lid 3 van deze Privacyverklaring genoemde doelstelling door de betrokkene is niet mogelijk. De betrokkene kan hiertoe een verzoek richten aan de VGT, maar de AVG biedt de VGT de mogelijkheid om dit verzoek af te wijzen (artikel 17 lid 3e AVG). Artikel 6. Gegevensbeveiliging. De VGT heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw gegevens te beschermen, in het bijzonder tegen verlies, manipulatie of onbevoegde toegang zoals: • Een beveiligd intern netwerk; • Logische toegangscontrole, gebruik makend van sterke wachtwoorden1 ; • Doelgebonden toegangsbeperkingen; • Controle op toegekende bevoegdheden; • Verschillende toegangslevels voor verschillende gebruikersgroepen; • Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie; • Encryptie door versleuteling van gegevensopslag van backups. Wij passen onze beveiligingsmaatregelen regelmatig aan de voortschrijdende technische ontwikkeling aan. Artikel 7. Geheimhouding en vertrouwelijkheid. Op alle door de VGT verkregen, ontvangen of verzamelde persoonsgegevens rust een geheimhoudingsplicht jegens derden, met uitzondering van de in artikel 8 van deze Privacyverklaring genoemde personen of organisaties. De VGT zal de persoonsgegevens niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen. 1 Voor de beide VGT portals genereert de VGT sterke wachtwoorden. Betrokkenen kunnen dit wachtwoord wijzigen in een ander wachtwoord. De VGT adviseert betrokkenen om een sterk wachtwoord toe te passen en dit regelmatig te veranderen. Artikel 8. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden. Binnen de VGT ontvangen alleen de personen uw persoonsgegevens die deze nodig hebben om te voldoen aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen. Voor de uitvoering van deze verplichtingen maakt de VGT deels gebruik van verschillende dienstverleners. De volgende dienstverleners kunnen ten aanzien van de in artikel 3 van deze Privacyverklaring genoemde doeleinden uw persoonsgegevens ontvangen: • Ad artikel 3 lid 1 : DC Consult te Dalfsen voor het opstellen van de Risico-analyse in het abonnement; • Ad artikel 3 lid 2 : Radiant Stralingsadvies te Zeist voor het opstellen van de Risico-analyse Stralingsbescherming in het abonnement VGT Portal Stralingsbescherming en AVS-Radiant te Kamerik voor het verzorgen van scholing in het abonnement VGT Portal Stralingsbescherming Plus; • Ad artikel 3 lid 3 : Van Odijk advocaten te Utrecht voor het uitvoeren van juridische incasso-opdrachten; Daarnaast maakt de VGT gebruik van twee ICT-bedrijven: één voor de hosting van de beide VGT-portals en één voor de software ten aanzien van het bijhouden van oudere openstaande posten en het verwerken van incassoopdrachten. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan de leden van de VGT ter verificatie van de gegevens en ontvangers buiten de VGT voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen. Om de integriteit en de beveiliging van de verwerking te waarborgen hebben wij met alle bovenstaande partijen verwerkingsovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen gesloten. Artikel 9. Doorgifte van gegevens aan ander land. Er vindt geen doorgifte van uw gegevens aan een ander land plaats. Artikel 10. Geautomatiseerde individuele besluitvorming of maatregelen ter profilering. Er vinden geen geautomatiseerde individuele besluitvorming of maatregelen ter profilering plaats. Artikel 11. Automatische gegevensverzameling door middel van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die in de buffer van uw browser worden opgeslagen en het mogelijk maken uw gebruik van onze website te analyseren. De VGT maakt, zowel in de beide VGT portals als op de VGT website, geen gebruik van cookies. Artikel 12. Verzameling en verwerking van gegevens bij gebruik van Google Analytics. Google Analytics gebruikt zogenaamde cookies, kleine tekstbestanden die op uw computer worden opgeslagen en het mogelijk maken uw gebruik van de website te analyseren. De VGT maakt, zowel in de beide VGT portals als op de VGT website, geen gebruik van Google Analytics. Artikel 13. Het gebruik van ondersteunende software. In de assisterende rol van de VGT naar de betrokkene wordt in voorkomende gevallen, bijvoorbeeld in geval van problemen of vragen, gebruik gemaakt van ondersteunende software, bijvoorbeeld Teamviewer. Voordat de VGT toegang kan verkrijgen tot de ICT-omgeving van de betrokkene moet de betrokkene eerst de toegangscode van de ondersteunende software aan de VGT vrijgeven. Zolang de VGT alleen maar met de betrokkene meekijkt en geen persoonsgegevens verwerkt is de AVG niet van toepassing. De VGT zal nooit via Teamviewer bestanden of software op de computer van de betrokkene bekijken, raadplegen, overhalen of overschrijven. Artikel 14. Uw privacyrechten. Via het in artikel 1 van deze Privacyverklaring genoemde adres kunt u informatie over de van u opgeslagen persoonsgegevens opvragen. Daarnaast kunt u onder bepaalde voorwaarden rectificatie of verwijdering van uw gegevens eisen. Verder hebt u mogelijkerwijs recht op beperking van de verwerking van uw gegevens alsmede recht op teruggave van de door u beschikbaar gestelde gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Ten aanzien van de in artikel 3 van deze Privacyverklaring genoemde doeleinden geldt het navolgende: Ad artikel 3 lid 1 : gezien de wettelijke plicht van de leverancier om de betrokkene te informeren over PGS kan de betrokkene hierin GEEN verwijdering van de gegevens eisen (artikel 17 lid 3b AVG). Als een betrokkene het abonnement beëindigd moet de leverancier, en in haar opdracht de VGT, de betrokkene informatie blijven sturen over PGS in de vorm van veiligheidsinformatiebladen. Ad artikel 3 lid 3 : conform de bepalingen hoeft de VGT de eis van een betrokkene tot verwijdering niet te honoreren als de gegevens verzameld zijn ten behoeve van de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 17 lid 3e AVG). Artikel 15. Duur van de gegevensopslag. Wij verwijderen of anonimiseren uw persoonsgegevens zodra deze niet meer noodzakelijk zijn voor de in artikel 3 van deze Privacyverklaring genoemde doeleinden. Na beëindiging van de relatie tussen u en de VGT worden uw persoonsgegevens bewaard zolang wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Eén en ander volgt rechtstreeks uit de in Nederland geldende wettelijke bewijs- en bewaarplichten. De bewaartermijnen kunnen op grond hiervan oplopen tot 10 jaar. Zo bedraagt de wettelijke bewaartermijn voor de in artikel 3 lid 1 genoemde doelstelling ook 10 jaar. Bovendien kan het voorkomen dat persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode waarbinnen vorderingen tegen de VGT of het lid van de VGT kunnen worden ingesteld, waarvan de wettelijke verjaringstermijn 3 tot 30 jaar is. Geanonimiseerde gegevens zullen alleen bewaard blijven voor statistische doeleinden. Artikel 16. Recht van bezwaar. Iedere betrokkene heeft het recht om, zonder opgaaf van redenen, bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Indien wij met de verwerking van uw gegevens gerechtvaardigde belangen behartigen, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Wij staken dan de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende geprivilegieerde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of tenzij de verwerking ten doel heeft wettelijke rechten of verplichtingen te doen gelden, uit te oefenen of te handhaven. Artikel 17. Klachtrecht. Een betrokkene heeft de mogelijkheid zich met een klacht te wenden tot de Nederlandse Vereniging van Groothandelaren in de Tandheelkundige branche (zie contactgegevens bij artikel 1 van deze Privacyverklaring) of, als de klacht door de VGT niet naar behoren wordt afgehandeld, zich te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Contactgegevens: Autoriteit Persoonsgegevens – Postbus 93374 – 2509 AJ DEN HAAG https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl © VGT – Zaandam